CARA NAK BUKA FIRMA GUAMAN

Penulisan ini saya buat dengan tujuan untuk menambahkan rujukan kepada rakan-rakan atau sesiapa sahaja yang berminat dan bercadang untuk membuka firma guaman sendiri nanti.

Masa saya daftarkan Nas Rahman & Co tahun lepas, saya banyak bergantung kepada pertanyaan kepada rakan-rakan yang dah buka sendiri. Maklumat secara dalam talian tentang perkara ini masih kurang. Kalau ada pun, tak dikemaskini.

Jadi, semasa penubuhan Nas Rahman & Co. 3 tahun lepas, saya berusaha untuk mengingati dan mencatat proses – proses yang dilalui oleh saya dan saya harap penulisan ini dapat membantu sedikit sebanyak rakan – rakan peguam di luar sana yang sedang dalam usaha untuk membuka perusahaan guaman sendiri.

LANGKAH – LANGKAH UNTUK MENUBUHKAN FIRMA GUAMAN

1. Pilih nama firma

Boleh rujuk Bar Council Rules and Rulings untuk pastikan pemilihan nama firma yang dibuat selaras dengan peraturan sedia ada.

2. Dapatkan alamat, emel dan nombor telefon firma

Alamat emel tiada masalah tapi untuk alamat pejabat, peguam boleh pilih sama ada nak sewa pejabat sendiri ataupun guna alamat rumah. Pejabat secara berkongsi pun sudah dibenarkan.

Di awal penubuhan Nas Rahman & Co. iaitu pada 16 Julai 2020, saya bermula dengan menggunakan khidmat pejabat maya [virtual office] di mana saya akan diberikan alamat, nombor telefon pejabat dan nombor faksimile. Selain itu, khidmat penyambut tetamu yang akan menerima surat juga disediakan serta ada pilihan untuk menempah bilik mesyuarat sekiranya ada perjumpaan dengan klien. Kerja – kerja hakiki saya lakukan dari kediaman sendiri sahaja. Cara ini sememangnya menjimatkan kos.

3. Tentukan tarikh rasmi untuk firma beroperasi

Seterusnya, pilih tarikh rasmi untuk firma kita beroperasi. Tarikh rasmi ini maksudnya tarikh di mana nama firma guaman kita akan muncul dalam direktori Majlis Peguam.

4. Buat surat notifikasi pembukaan firma kepada Majlis Peguam

Apabila kita sudah ada nama firma, alamat pejabat, emel, nombor telfon dan tarikh beroperasi, maka kita sudah boleh buat surat notifikasi kepada Majlis Peguam dan dalam surat tersebut perlu nyatakan maklumat – maklumat tadi.

Surat ini adalah bertujuan untuk mendapatkan kelulusan Majlis Peguam sama ada nama firma boleh digunakan atau tidak. Kalau tiada masalah, Majlis Peguam akan mengisukan surat kelulusan pembukaan firma dan penggunaan nama melalui emel.

Majlis Peguam akan maklumkan yang nama firma hanya akan dimasukkan dalam laman sesawang Majlis Peguam selepas kita serahkan sesalinan Professional Indemnity Insurance Policy. Dalam emel yang sama, Majlis Peguam akan membuat salinan emel tersebut kepada Marsh Insurance untuk urusan insurans pula.

5. Buat cop rasmi firma

Lepas Majlis Peguam dah luluskan penggunaan nama firma dan alamat firma pun dah disahkan, sebaiknya buat cop rasmi firma terus sebab langkah-langkah seterusnya banyak menggunakan cop rasmi firma.

Antara cop – cop yang boleh dibuat terus:

– Cop rasmi firma

– Cop nama peguam

– Cop tarikh

– Cop akuanterima

6. Lengkapkan Proposal Form insurans dan emel ke Marsh Insurance

Marsh Insurance akan emelkan Proposal Form untuk kita isikan. Antara maklumat yang perlu diisi adalah maklumat rakan kongsi dan jenis – jenis kerja yang akan dijalankan oleh firma nanti. Proposal Form ini perlu dicop dengan cop rasmi firma. Selepas Proposal Form lengkapkan, hanya perlu imbas dan emelkan sahaja ke Marsh Insurance.

7. Marsh Insurance akan hantar invois insurans

Dalam masa beberapa hari selepas Proposal Form dihantar, Marsh Insurans akan emel kepada kita invois insurans untuk tindakan lanjut kita pula.

8. Buat bayaran insurans kepada Marsh Insurance

Apabila bayaran sudah dibuat, dalam beberapa hari kemudian Marsh Insurance akan isukan Polisi Insurans kepada kita. Semua ini hanya melalui emel sahaja.

9. Kemukakan Polisi Insurans kepada Majlis Peguam

Seperti yang sudah disebut dalam Surat Kelulusan Majlis Peguam, kita kena emelkan Polisi Insurans kepada Majlis Peguam.

10. Nama firma akan dimasukkan dalam Direktori Majlis Peguam

Selepas Polisi Insurans sudah diserahkan, Majlis Peguam akan memaklumkan bahawa nama firma guaman kita akan dimasukkan dalam Direktori Majlis Peguam mengikut tarikh cadangan kita tadi. Kalau kita letak lewat sikit, jadi lewatlah nama firma akan tersenarai. Jadi, kena pandai agak tempoh masa untuk kita selesaikan semua langkah di atas dengan cadangan tarikh beroperasi.

11. Buka akaun bank firma

Bergantung kepada jenis – jenis kerja yang anda yang akan lakukan, nanti boleh tentukan sama ada perlu buka Client’s Account atau Office Account ataupun nak buka dua-dua terus pun lagi bagus.

Kalau saya dulu, memandangkan saya akan buat kes sivil dan hartanah, jadi saya kena ada juga Client’s Account bagi tujuan pemegang taruh. Saya difahamkan kalau firma guaman yang buat kes – kes jenayah, Client’s Account tidak diperlukan.

Untuk bank, saya buka di Maybank. Agak leceh sedikit kerana Maybank perlukan sekurang – kurangnya 2 individu untuk jalankan transaksi iaitu checker dan maker.

Dokumen yang diperlukan (Maybank):

– Practising Cerfiticate

– Surat pengesahan firma dari Majlis Peguam / Sijil Firma Guaman

– Surat lampiran Deed of Partnership (Maybank sediakan)

– Letter of Undertaking (Client’s Account) (Maybank sediakan)

– Surat Application Maybank2U Biz (Maybank sediakan)

– Salinan kad pengenalan Rakan Kongsi

– Deposit RM 1,000 (boleh keluarkan balik)

Senarai ini mungkin tak lengkap, bergantung kepada bank masing – masing. Pegawai bank akan bagi tunjuk ajar nanti.

12. Daftar e-filing

Rasanya semua firma pun dah kena daftar e-filing sekarang sama ada firma conveyancing atau litigasi sebab Surat Kuasa Wakil pun dah kena melalui e-filing.

Dokumen yang diperlukan:

– Letter of Authorization

– Salinan IC

– Isi Borang Trustgate

– RM200

13. Daftar agensi-agensi lain yang berkaitan

Bergantung kepada saiz firma yang dibuka dan nature of work, boleh buat pendaftaran dengan mana-mana agensi yang berkaitan contohnya:

– KWSP (kalau ada ada staf atau nak carum sendiri)

– Perkeso

– Sistem STAMPS LHDN

– Pejabat-Pejabat Tanah

14. KOS – KOS YANG TERLIBAT

Ketika saya menubuhkan Nas Rahman & Co 3 tahun lepas, saya hanya bermula dari tempat kediaman sahaja. Jadi, kos awal yang saya perlu dikeluarkan tak banyak iaitu hanya:

a. Insurans – RM600+ (Kalau tak silap)

b. Pejabat maya (virtual office) – RM360 untuk setahun

c. Printer – RM200 +

d. Kertas dan alat tulis – RM100+

Ya, memang ini sahaja kos – kos yang saya keluarkan semasa di awal penubuhan Nas Rahman & Co. dulu. Memang tidak banyak. Penjimatan saya, sudah pasti di bahagian sewa pejabat. Saya pula buka secara milikan tunggal, tiada staf. Kos pembukaan firma saya jadi minimum. Untuk insurans, kalau tak silap memang saya hanya perlu bayar separuh sahaja dari jumlah asal kerana pada ketika itu sudah bulan Julai.

Oleh itu, secara ringkasnya, jika anda ingin membuka firma guaman, berikut adalah kos – kos yang perlu anda ambil kira:

a. Deposit sewa pejabat (biasanya 2 bulan sewa)

b. Sewa bulanan pejabat

c. Deposit utiliti pejabat (sekiranya sewa pejabat fizikal)

d. Wifi

e. Peralatan pejabat seperti kerusi, meja, printer

f. Alat tulis

g. Sewa mesin fotostat (penting)

h. Gaji pekerja (kalau ada)

i. Caruman pekerja (KWSP, PERKESO dan EIS)

j. Insurans peguam

k. Fi Majlis Peguam Negeri

Begitulah proses – proses yang dilalui oleh saya bagi menubuhkan firma guaman Nas Rahman & Co. pada Julai 2020. Mungkin akan ada sedikit perubahan mengenai beberapa hal memandangkan sudah 3 tahun berlalu.

Jika ada yang masih tidak faham atau ada apa – apa persoalan mengenai ini, boleh sahaja hubungi saya melalui komen di artikel, emel ataupun PM saya di mana – mana akaun media sosial saya. Tiada masalah. Mana yang saya boleh jawab, saya akan jawab.

Akhir kata, saya ucapkan selamat maju jaya dan semoga sukses selalu kepada semua rakan yang berada dalam bidang ini!